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Buchführung Teil 1

• Einführung in die Industriebuchführung
• Gesetzliche Grundlagen der Buchführung
• Inventur, Inventar und Bilanz
• Erfolgsermittlung durch Kapitalvergleich
• Bilanz

Industrielles Rechnungswesen

Aufgaben und Bereiche

Aufgaben:

Dokumentationsaufgabe

Zeitlich und sachlich geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsfälle auf Grund von Belegen, die die Vermögenswerte, das Eigen- und Fremdkapital sowie den Jahreserfolg (Gewinn oder Verlust) des Unternehmens verändern

Rechenschaftslegungs- und Informationsaufgabe

Aufgrund gesetzlicher Vorschriften jährliche Rechenschaftslegung und Information der Unternehmenseigner, der Finanzbehörde und evtl. der Gläubiger (Kreditgeber) über die Vermögens-, Schulden- und Erfolgslage des Unternehmens (Jahresabschluss).

Kontrollaufgabe

Ausgestaltung des Rechnungswesens zu einem aussagefähigen Informations- und Kontrollsystem, das der Unternehmensleitung jederzeit eine Überwachung der Wirtschaftlichkeit der betrieblichen Prozesse sowie der Zahlungsfähigkeit (Liquidität) des Unternehmens ermöglicht.

Dispositionsaufgabe

Bereitstellung des aufbereiteten Zahlenmaterials als Grundlage für alle unternehmerischen Planungen und Entscheidungen, z. B. über Investitionen

Einführung in die Industriebuchführung

Bedeutung und Aufgaben der Buchführung

Buchführung ist:

• eine Komponente externen Rechnungswesen
• sachlich geordnete und lückenlose Aufzeichnung aller Geschäftsfälle eines Unternehmens aufgrund von Belegen
• liefert Zahlen für die übrigen Zweige des industriellen Rechnungswesen:
  • Kosten- und Leistungsrechnung
  • Statistik
  • Planung
• wird auch Finanz- oder Geschäftsbuchhaltung genannt

Geschäftsfälle:

Ein Geschäftvorfall ist ein Vorgang unternehmerischen Handelns, der sich auf die Höhe oder Zusammensetzung des Vermögens und/oder Kapitals des Unternehmens auswirkt.

Sofern Tätigkeiten

• Vermögenswerte und Schulden der Unternehmung verändern,
• zu Geldeinnahmen oder Geldausgaben führen,
• Werteverzehr (Aufwand) oder Wertezuwachs (Ertrag) darstellen

nennt man sie Geschäftsfälle

Jedem Geschäftsfall mussein Beleg zugrunde liegen, der über

• Vorgang
• Datum
• Betrag

Auskunft gibt.

Der Beleg ist der Nachweis für die Aufzeichnung.

Warum Buchführung??

• Vorschrift (Handelsgesetzbuch), damit Eigen- und Fremdkapitalgeber geschützt sind
• Berechnung von Steuern
• Stellt den Stand des Vermögens und der Schulden fest.
• Liefert Informationen über Erfolg des Unternehmens > Gewinn- und Verlustrechnung
• Liefert Zahlen für die Kalkulation der Erzeugnisse.
• Innerbetriebliche Kontrollen, die der Steigerung der Wirtschaftlichkeit dienen.
• Beweismittel bei Rechtsstreitigkeiten.

Gesetzliche Grundlagen der Buchführung

Buchführungspflicht

Die Buchführung erfüllt nicht nur Aufgaben für die Unternehmensleitung, sondern auch für den Staat im Interesse einer richtigen Ermittlung der Steuern. Letztlich dient eine ordnungsgemäße Buchführung auch dem Schutz der Gläubiger des Unternehmens. Es liegt daher nahe, dass sowohl das Handelsgesetzbuch (§238HGB) als auch die Abgabenordnung (§§140f. A=) den Unternehmer zur Buchführung verpflichten.

Nach Handelsrecht ist nur der Vollkaufmann zur Buchführung verpflichtet.

Nach Steuerrecht ist auch der Unternehmer zur Buchführung verpflichtet, der nach Handelsrecht gemäß §238 HGB buchführungspflichtig ist. Darüber hinaus ist nach Steuerrecht jeder andere Unternehmer, also auch Minderkaufleute, Handwerker u.a., zur Buchführung verpflichtet, der gemäß §141 AO eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt:

• Umsatz jährlich von mehr als 500000,00DM
• oder Gewinn jährlich von mehr als 48000,00DM

Die wichtigsten Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)

• Die Buchführung muss klar und übersichtlich sein
  • Sachgerechte und überschaubare Organisation
  • Übersichtliche Gliederung des Jahresabschlusses
  • Keine Verrechnung zwischen Vermögenswerten und Schulden sowie zwischen Aufwendungen und Erträgen
  • Buchungen dürfen nicht unleserlich gemacht werden.
• Ordnungsmäßige Erfassung aller Geschäftsfälle.
  Die Geschäftsfälle sind fortlaufend und vollständig, richtig und zeitgerecht sowie sachlich geordnet zu buchen, damit sie leicht überprüfbar sind. Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich aufzuzeichnen.

• Keine Buchung ohne Beleg!!!
  Sämtliche Buchungen müssen anhand er Belege jederzeit nachprüfbar sein. Die Belege müssen laufend nummeriert und geordnet aufbewahrt werden.

• Ordnungsmäßige Aufbewahrung der Buchführungsunterlagen.
  Alle Buchungsbelege, Buchführungsprogramme, Konten, Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse einschließlich Anhang und Lagebereicht sind 10 Jahre geordnet aufzubewahren.
  Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanz und des Jahresabschlusses können alle Buchführungsunterlagen auf einem Bildträger (Mikrofilm) oder auf einem anderen Datenträger aufbewahrt werden.
  Grundsatz ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme:
  Die gespeicherten Daten müssen jederzeit durch Bildschirm oder Ausdruck lesbar gemacht werden können. (Auf Hard- und Software achten)

Nur eine ordnungsmäßige Buchführung besitzt Beweiskraft (§§258f. HGB)

Verstöße gegen die GoB sowie die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften können eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch die Finanzbehörden zur Folge haben.
Mit Freiheitsstrafe oder Geldstrafe wird bestraft, wer Jahresabschlüsse unrichtig wiedergibt oder verschleiert (§§§1 HGB; §§370f. AO)
Im Konkursfall können Verstöße gegen die GoB Strafverfolgung nach sich ziehen (§283 Strafgesetzbuch):

Inventur, Inventar und Bilanz

Inventur

Inventur ist die mengen- und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensteile und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt:

• bei Gründung oder Übernahme eines Unternehmens
• für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres (i. d. R. zum 31. 12.)
• bei Auflösung oder Veräußerung seines Unternehmens

Man unterscheidet:

• körperliche Inventur > mengen- und wertmäßige Bestandaufnahme
• Buchinventur > nur wertmäßige Bestandsaufnahme aufgrund von Aufzeichnungen

Körperliche Inventur

Die körperliche Inventur ist mengenmäßige Aufnahme aller körperlichen Vermögensgegenstände z. B.

• Technische Anlagen und Maschinen
• Fahrzeuge
• Betriebs- und Geschäftsausstattung
• Bestände an Material und Erzeugnissen
• Barmittel

durch Zählen, Messen, Wiegen und notfalls durch Schätzen

Buchinventur

Die Buchinventur erstreckt sich auf all nichtkörperlichen Gegenstände z. B.

• Forderungen
• Bankguthaben

alle Arten von Schulden sind wertmäßig festzustellen und nachzuweisen.

Im Rahmen dieser buchmäßigen Bestansaufnahme werden häufig auch Saldenbestätigungen bei Kunden und Lieferern eingeholt.

Anlagenkartei

Die jährliche körperliche Bestandaufnahme des beweglichen Anlagevermögens (Maschinen, Fahrzeuge u.a.) entfällt, wenn für jeden Anlagengegenstand eine gesonderte Anlagenkarte geführt wird, die folgende Angaben buchmäßig ausweist:

• Bezeichnung
• Tag der Anschaffung
• Anschaffungswert
• Nutzungsdauer
• jährliche Abschreibung
• Tag des Abgangs u.a.

Inventurvereinfachungsverfahren

Die Bestandaufnahme ist mit erheblichen Arbeitsaufwand verbunden.

Folgende Verfahren zur Vereinfachung sind nach § 241 HGB erlaubt:

• Stichtagsinventur > zeitnahe körperliche Bestandsaufnahme
  Mengenmäßige Bestandsaufnahme muss nicht am Abschlussstichtag (31. 12.) erfolgen, sondern zeitnah innerhalb einer Frist von 10 Tagen vor oder nach dem Abschlussstichtag.
  Zu- und Abgänge zwischen dem Aufnahmetag und dem Abschlussstichtag werden anhand von Belegen mengen- und wertmäßig auf den 31. 12. fortgeschrieben bzw. zurückgerechnet.
  Nachteile
  führt zu einem großen Arbeitsanfall innerhalb weniger Tage > Betriebsunterbrechung

• Verlegte Inventur > vor- bzw. nachverlegt körperliche Bestandaufnahmen
  erfolgt an einem beliebigen Tag innerhalb der letzten 3 Monate vor oder der ersten 2 Monate nach dem Abschlussstichtag. die einzelnen Artikel dürfen zu unterschiedlichen Zeitpunkten aufgenommen werden. Der am Tag der Inventur ermittelte Bestand wird nur wertmäßig auf den Abschlussstichtag fortgeschrieben oder zurückgerechnet.

• Permanente Inventur > laufende Inventur anhand der Lagerkartei
  Ermöglicht es, den am Abschlussstichtag vorhandenen Bestand des Vorratsvermögens nach Art, Menge und Wert ohne gleichzeitige körperliche Bestandaufnahme festzustellen.
  Der Bestand kann nach Art und Menge der Lagerkartei entnommen werden.
  Für jeden einzelnen Artikel werden alle Mengenbewegungen (Zu - und Abgänge) laufend buchmäßig erfasst. In jedem Geschäftsjahr muss mindestens einem durch körperliche Bestansaufnahme geprüft werden, ob der in der Lagerkartei ausgewiesene Buch- bzw. Sollbestand des Vorratsvermögens mit dem tatsächlichen vorhandenen Bestand (Istbestand) übereinstimmt.
  Tag und Ergebnis sind auf der entsprechenden Lagekarteikarte zu vermerken und zu unterschreiben.
  Vorteil
  Die permanente Inventur ist ein rationelles und aussagefähiges Inventurverfahren, das der Unternehmensleitung täglich, vor allem beim Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen, wichtige Daten über die Bestandsbewegungen liefert. Ihr besonderer Vorzug liegt darin, dass die körperliche Bestansaufnahme der einzelnen Gruppen des Vorratsvermögens zu beliebigen Zeitpunkten durchgeführt werden kann.

• Stichprobeninventur mit Hilfe mathematisch-statistischer Methoden
  Lagerbestand nach Art, Menge und Wert kann mit Hilfe anerkannter mathematisch-statistischer Verfahren (z. B. Mittelwertschätzung) aufgrund von Stichproben ermittelt werden. Dabei werden die als Stichprobe ausgewählten Lagerpositionen zunächst körperlich aufgenommen und bewertet. Das Stichprobenergebnis wird auf den Gesamtinventurwert der Lagervorräte hochgerechnet. Die Stickprobeninventur gilt als zuverlässiges, zeit- und kostensparendes Hilfsverfahren der Inventur.

Inventar

Ausführliches Bestandsverzeichnis, dass alle Vermögensteile und Schulden einen Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt nach Art, Menge und Wert ausweist.

Inventar ist das Ergebnis der Inventur. Inventare sind 10 Jahre geordnet aufzubewahren.

Das Inventar besteht aus drei Teilen:

Vermögen

Die Vermögensgegenstände werden nach Liquidität geordnet, also nach dem Grad, wie schnell sie in Geld umgesetzt werden können.

Das Vermögen wird in zwei Gruppen gegliedert:

• Anlagevermögen:
  Anlagevermögen sind Vermögensgegenstände, die dem Unternehmen dauerhaft dienen und nicht zur Veräußerung bestimmt sind.
  Sie werden durch die Struktur des Produktions- und Leistungsprozesses eines Unternehmen bestimmt.
  
  Das Anlagevermögen erscheint auf der Aktivseite der Bilanz:
  • Grundstücke und Gebäude
  • Technische Anlagen und Maschinen
  • Fuhrpark (Fahrzeuge)
  • Werkzeuge
  • Betriebs- und Geschäftsausstattung

• Umlaufvermögen
  Das Umlaufvermögen sind Vermögensgegenstände, die nur eine relativ kurze Bindungsdauer im Unternehmen aufweisen und für den Umsatzprozess bestimmt sind.
  
  Das Umlaufvermögen erscheint auf der Aktivseite der Bilanz:
  • Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
  • Unfertige Erzeugnisse
  • Fertige Erzeugnisse
• Forderungen und alle Geldmittel (Bargeld, Bankguthaben)

Das Umlaufvermögen verändert sich ständig.

• Fremdkapital
  Fremdkapital = Schulden des Unternehmens
  Werden nach der Fälligkeit der Zahlung gegliedert:
  • Langfristige Schulden Hypotheken, Darlehen)
  • Kurzfristige Schulden (Liefererschulden)

Ermittlung des Eigenkapitals (Reinvermögen)

Vom Vermögen werden die Schulden abgezogen.

   Summe des Vermögens

- Summe der Schulden

= Eigenkapital

Inventur = Bestandsaufnahme > Inventar = Bestandsverzeichnis

Inventar = Grundlage eines ordnungsgemäßen Jahresabschlusses

Erfolgsermittlung durch Kapitalvergleich

Auf der Grundlage des Inventars lässt sich auf einfache Weise der

Erfolg des Unternehmens

ermitteln. Dies geschieht durch Eigenkapitalvergleich.

Man vergleicht des Eigenkapital am Ende Des Geschäftsjahres mit dem vom Anfang.

Der Vergleich ergibt entweder eine Mehrung oder eine Minderung des Eigenkapitals.

Eigenkapitalmehrung = Gewinn

Eigenkapitalminderung = Verlust

Privatentnahmen

• vermindern das Vermögen des Unternehmens und damit das Eigenkapital
• entnahmen sind der Kapitalmehrung hinzuzurechnen, von der Minderung abzuziehen
• es muss ein Entnahmebeleg erstellt werden

Kapitaleinlagen

• erhöhen das Vermögen und damit das Eigenkapital
• es st kein Gewinn
• Einlagen sind von der Kapitalmehrung abzuziehen, zu der Minderung hinzuzurechnen

Bilanz

• Die Bilanz ist eine kurzgefasste Gegenüberstellung von Vermögen (Aktiva) und Kapital (Passiva)
  • Vermögensformen und Vermögensquellen
  • Mittelverwendung und Mittelherkunft
  • Investierung und Finanzierung
• Grundlage ist das Inventar
• muss klar und übersichtlich gegliedert sein (Anlage- und Umlaufvermögen, Eigenkapital und Schulden gesondert auszuweisen, hinreichend gegliedert)
  • Aktiva > Ordnung nach der Flüssigkeit
  • Passiva > Ordnung nach der Fälligkeit
• Jahresabschlussbilanz ist vom Unternehmer unter Angabe des Datums persönlich zu unterzeichnen (§245 HGB)

Inhalt der Bilanz

Bilanzgleichung

Vermögen = Kapital

Vermögen = Eigenkapital + Fremdkapital

Eigenkapital = Vermögen - Fremdkapital

Fremdkapital = Vermögen - Eigenkapital

Vergleich Inventar und Bilanz

• Inventar
  • Ausführliche Darstellung der einzelnen Vermögens- und Schuldenwerte
  • Angabe der Menge, Einzelwerte und Gesamtwerte
  • Darstellung des Vermögens und des Kapitals untereinander: Staffelform
• Bilanz
  • Kurzgefasste überschaubare Darstellung des Vermögens und des Kapitals.
  • Nur Angabe der Gesamtwerte der einzelnen Bilanzposten
  • Darstellung des Vermögens und des Kapitals nebeneinander: Kontenform

Wann wird eine Bilanz aufgestellt?

• bei Gründung oder Übernahme eines Unternehmens
• regelmäßig zum Schluss des Geschäftsjahres
• bei Veräußerung oder Auflösung des Unternehmens

Quelle
Industrielles Rechnungswesen IKR
von Schmolke/Deitermann Winklers Verlag

BWL Lernsoftware Interaktiv (sehr empfehlenswert)
Lernprogramm Buchführung Version 1.01
Prof. Dr. Otto K. Ferstl, Universität Bamberg
Prof. Dr. Peter U. Kupsch, Universität Bamberg

Inbit, Paderborn