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Excel

Tabellenkalkulation

Unter Tabellenkalkulation (engl.: Spreadsheet calculation) versteht man die rechnerunterstützte Formulierung und Berechnung von Modellen in Form von tabellarischen Arbeitsblättern (Rechenblättern) auf dem Bildschirm. Die zeilen- und spaltenförmig angeordneten Zellen eines Arbeitsblatts können jeweils Text, numerische Daten oder Formeln aufnehmen. In den Formeln lassen sich Werte anderer Zellen verwenden, um das Ergebnis zu berechnen.
(Bertelsmann Discovery 99)

 

Tabellenkalkulation mit EXCEL

Excel stellt nicht nur ein reines Tabellenkalkulationsprogramm, sondern ein umfangreiches Programmpaket mit vielen Anwendungsmöglichkeiten dar.

Ein Excel-Tabelle stellt dabei nichts anders als ein elektronisches Kalkulationsblatt dar.

Auf diesem Blatt können Texte, Zahlen und Formeln eingetragen werden. Die Besonderheit besteht darin, dass die eingetragenen Formeln variabel gehalten werden können. Andern sich Werte der Tabelle, werden die Ergebnisse automatisch neu berechnet und richtig angezeigt.

 

Tabellenblatt Aufbau

Tabellengröße Ein Tabellenblatt ist in einzelne Spalten und Zellen unterteilt und enthält 256 Spalten und 16.384 Zeilen
Spalten und Zellen In der Standardeinstellung sind die Zeilen fortlaufend mit Zahlen durchnumeriert. Die einzelnen Spalten tragen Buchstaben in alphabetischer Reihenfolge. Nach "Z" folgt "AA", "AB" usw.
Feld Jede Schnittstelle zwischen Spalte und Zeile wird Feld oder Zelle genannt. In jeder Excel-Tabelle stehen 4.194.304 Zellen zur Verfügung.
Bezug, Adresse, Koordinate Jedes Feld hat eine eigene Adresse, damit es in der Tabelle genau lokalisiert werden kann. Die Adresse wird auch Bezug oder Koordinate genannt z.B. A1, B56 oder M67 usw.
aktives Feld Cursorposition Das aktive Feld ist schwarz umrahmt. Nur hier kann eine Eingabe erfolgen.

 

Bewegen und markieren in der Tabelle

nächstes Feld gemäß Pfeilrichtung
Strg + Pfeiltaste zum rechten Ende
Strg + Pfeiltaste zum unteren Ende
POS1 erstes Feld in aktueller Zeile
Strg + POS1 zur Zelle A1
Bild eine Bildschirmseite nach unten
Bild eine Bildschirmseite nach oben
Strg + Bild zur vorhergehenden Tabelle
Strg + Bild zur nächsten Tabelle

 

Markieren mit der Maus

1 Zelle markieren mit der Maus draufklicken
mehrere benachbarte Zellen linke Maustaste gedrückt halten und die Maus bis zur letzten zu markierenden Zelle ziehen
mehrere Zellen markieren, die nicht zusammenhängen Strg gedrückt halten und die einzelnen Zellen mit der Maus anklicken
komplette Spalte markieren auf Spaltenkopf klicken
komplette Zeile markieren auf Zeilenkopf klicken
gesamtes Tabellenblatt Spalten- / Zeilenkopf Schnittpunkt

 

Markieren mit der Tastatur

Umschalttaste Leertaste komplette Zeile markieren
Strg Leertaste komplette aktuelle Spalte markieren
Strg Umschalttaste Leertaste komplette Tabelle markieren
Umschalttaste Pfeiltaste Markierung in gewünschte Richtung erweitern

 

Allgemeine Dateneingabe und Formeln

Feld aktivieren Zuerst den Cursor auf das Feld setzen, in dem die Eintragung erfolgen soll. Im einzeiligen Listenfeld links in der Bearbeitungsleiste steht die Adresse des aktiven Feldes.
Eingabe Nun kann die Eingabe erfolgen. In ein Feld können maximal 255 Zeichen eingegeben werden.
Returntaste Die Eingabe wird abgeschlossen und der Cursor in das unterhalb angrenzende Feld gesetzt.
Die Eingabe wird abgeschlossen und der Cursor entsprechend der Pfeilrichtung in das nächste Feld gesetzt
Maus Durch Anklicken einer anderen Zelle der Tabelle wird die Eingabe beendet und der Cursor auf das andere Feld gesetzt
Eingabe abbrechen Esc-Taste drücken
Inhalt überschrieben Falls das Feld bereits einen Inhalt besitzt, wird er durch das Beenden der Eingabe überschrieben. Bei Abbruch bleibt der Inhalt erhalten.

 

Formeln eingeben

Formeln dienen zur Berechnung eines Wertes. sie werden auf die gleiche Art und Weise wie Text und Zahlen direkt in ein Feld eingetragen.

Normalerweise zeigt Excel in der Bearbeitungszeile die Formel, im Feld allerdings direkt das Ergebnis der Formel an. Soll im Feld die Formel angezeigt werden, ist im Dialogfenster des Menüpunktes EXTRAS-OPTIONEN im Register ANSICHT das Kontrollfeld Formeln zu aktivieren.

 

Bestandteile einer Formel

Gleichheitszeichen = Die Eingabe einer Formel beginnt immer mit einem Gleichheitszeichen. Es ist nicht Bestandteil der Formel, sondern leitet diese nur ein.
Bezüge einer Formel Soll in einer Formel Bezug auf einen Wert in einem bestimmten Feld genommen werden, so ist die Koordinate einzugeben. Bei den Buchstaben der Koordinate wird nicht zwischen Groß/Kleinschreibung unterschieden. Feste Zahlen in Formeln werden direkt eingetragen.
Operator Zweck Beispiel
+ Addition =B5 + B6
- Subtraktion =B5 - B6
* Multiplikation =B6 * 3
/ Division =B5 / 2
^ Potenz =B5 ^2
% Prozent =B5 * 50%
Punkt- vor Strichrechnung Bei der Auswertung von Formeln wird folgende Reihenfolge vorgenommen: Multiplikation / Division, dann Addition / Subtraktion Klammern setzen nicht vergessen

 

Arbeiten mit Formeln

Eingabe der Formel mit dem Gleichheitszeichen beginnen

Statt die Koordinate einzugeben wird mit der linken Maustaste das gewünschte Feld angeklickt. Excel setzt automatisch die entsprechenden Koordinaten in der Bearbeitungszeile ein.

Anschließend wird die Returntaste gedrückt.

 

Formeln kopieren/ausfüllen

Beim Kopieren und insbesondere beim Ausfüllen von Formeln bietet Excel einen besonderen Vorteil. Die Formel wird nicht Buchstabe für Buchstabe kopiert. Stattdessen werden die Bezüge der Formel beim Kopieren angepasst.

Formel Anfang Kopieren/Ausfüllen wohin? Formel am Ziel
A1 + 3 eine Zeile nach unten A2 + 3
A1 + 3 eine Spalte nach rechts B1 + 3
A1 + 3 eine Zeile nach unten und eine Spalte nach rechts B2 + 3

Deshalb werden diese Koordinaten als relative Koordinaten bezeichnet. Beim Kopieren bzw. Ausfüllen werden sie relativ zur Zielposition verändert. Koordinaten, die beim Kopieren fest bleiben, bezeichnet man als absolute Koordinaten.

 

Absolute Koordinaten

Sollen Adressen bzw. Bezüge in Formeln beim Kopieren beibehalten und nicht angepasst werden, sind anstelle relativer Bezüge absolute Bezüge zu verwenden. Dazu muss während der Eingabe der Formel vor der Zeilen- und/oder Spaltenangabe ein Dollarzeichen $ eingetragen werden.

A1 normaler relativer Bezug, beide Teile der Adresse werden angepasst B2
$A$1 Bezug mit absoluter Spalten- und Zeilenadresse. Beim Kopieren wir hier nichts verändert. $A$1
$A1 Bezug mit absoluter Spaltenadresse. Hier wird beim Kopieren im Ziel ausschließlich die Zeilennummer angepasst. $A2
A$1 Bezug mit absoluter Zeilenadresse. Hier wird beim Kopieren im Ziel ausschließlich der Spaltenbuchstabe angepasst. B$1

 

Fehlermeldungen bei Formeln

#Div/0 eine Division durch Null wurde versucht
#N/A Wert ist für Formel nicht verfügbar
#Name? Es wird ein Name verwendet, den Excel nicht kennt.
#Null Schnittmenge zweier Bereiche, die sich gar nicht überschneiden.
#Num falsche Zahl in der Formel
#ref falsche Zelle in der Formel
#value falsches Argument oder Operator

 

Einfache Funktionen

Summe Summe =SUMME(Bereich(
Mittelwert Mittelwert/Durchschnitt =MITTELWERT(Bereich)
Min kleinster Wert =MIN(Bereich)
Max größter Wert =MAX(Bereich)
Ganzzahl rundet eine Zahl auf die nächstkleinere ganze Zahl ab =GANZZAHL(Zahl)
Runden rundet eine Zahl auf eine bestimmte Anzahl an Dezimalstellen =RUNDEN(Zahl;Anzahl Stellen)
Anzahl berechnet, wie viele Zahlen eine Liste von Argumenten enthält =ANZAHL(Bereich)

 

Die Wenn-Funktion

In vielen Fällen hängt das Ergebnis einer Berechnung von einer ganz bestimmten Bedingung ab. Wird dieBedingung erfüllt, muss eine bestimmte Formel benutzt werden. Wird die Bedingung nicht erfüllt, muss eine alternative Formel verwendet werden.

Syntax Wenn-Funktion:

WENN(Bedingung; Dann_Wert; Sonst_Wert)

Bedingung

 

 

 

Sollen zwei Angaben oder Werte miteinander verglichen werden, sind sogenannte Vergleichsoperatoren notwendig
gleich =
ungleich <>
kleiner <
größer >
kleiner gleich <=
größer gleich >=
Dann_Wert
(Aktion bzw. Formel wenn Bedingung wahr) 		Als Dann_Wert kann ein normaler Wert, eine Koordinate, eine Formel oder eine Funktion eingesetzt werden. Soll als Ergebnis ein Text eingesetzt werden, ist dieser in Anführungszeichen ("Text") zu setzen. Soll als Ergebnis das Feld leer sein, sind direkt hintereinander zwei Anführungszeichen zu setzen ("").
Sonst_Wert
(Aktion bzw. Formel wenn Bedingung falsch) 		Für diese Argument gelten die gleichen Regeln wie für das Argument Dann_Wert

 

Wenn-Funktionen verschachteln

Bis zu sieben Wenn-Funktionen können ineinander verschachtelt werden.

Zwei verschiedene Ergebnisse erfordern eine Bedingung; drei mögliche Ergebnisse erfordern zwei Bedingungen. Dadurch ergib sich folgende Formel, bei der zwei Wenn-Funktionen miteinander verschachtelt werden:

=WENN(a>b;C,WENN(a>d;e;f))

=WENN(B4<50000;=;WENN(B4<200000;B4*0,03;B4*0,06))

 

Bedingungen verknüpfen

Excel bietet drei verschiedene logische Funktionen an, mit deren Hilfe zusammengesetzte Bedingungen erstellt werden können:

UND

 

 

 Die Funktion liefert das Ergebnis WAHR, wenn alle Bedingungen (maximal 14) wahr sind
Beispiel:
Wenn der Umsatz zwischen 20.000 und 30.000 liegt, berechne 7%, ansonsten 0%

=WENN(UND(Umsatz>=20000;Umsatz<=30000)Umsatz*7%;0)

ODER

 

 

 Diese Funktion liefert das Ergebnis WAHR, wenn mindestens eine der Bedingungen WAHR ist.
Beispiel:
Wenn der Gewinn kleiner 0 oder größer 10.000 ist , dann schreibe das Wort "ungewöhnlich

=WENN(ODER (Gewinn<0;Gewinn>10000);"ungewöhnlich")

NICHT

 

 

 Die Funktion NICHT kehrt den Wahrheitswert der Bedingung um. Ergibt die Bedingung den Wahrheitswert WAHR, ist das Ergebnis der Funktion FALSCH und umgekehrt. Beispiel:
Wenn der Umsatz nicht zwischen 20.000 und 30.000 liegt, berchne 10%, ansonsten 3%.

=WENN(NICHT(UND(Umsatz>=20000;Umsatz<=30000));Umsatz*10%;Umsatz*3%)

 

Tabellen gestalten und formatieren

In der Menüleiste findet man den Punkt FORMAT.

Hier findet man alles was, man zum Formatieren der Tabelle braucht z. B. Zahlenformate (Währung, Datum, Prozent usw.), Schriftarten, -größe, -farbe usw., Textausrichtung. Außerdem Rahmen und Muster.

Unter dem Menüpunkt Format – Spalte kann die Spaltenbreite geändert und Spalten aus- und eingeblendet werden.

Spalte markieren und auf ausblenden klicken.
Z.B. Spalte B ausblenden. Die Spalte B markieren und ausblenden. Zum Einblenden der Spalte B müssen die Spalten A und C markiert werden. Dann einblenden anklicken und Spalte B erscheint wieder.

Menüpunkt Format – Zeile ändern der Zeilenhöhe

Zeilen aus- und einblenden (s. Spalten)

Formatieren der Tabelle ist auch mit dem Kontextmenü der rechten Maustaste möglich.
Hier können auch Zeilen und Spalten eingefügt oder gelöscht werden.

Im Punkt Autoformat findet man mehrere Fertigformate für Tabellen.

 

Bedingte Formatierung

Sollen Formelergebnisse hervorgehoben werden, kann man diese Zellen durch bedingte Formate kennzeichnen z.B. mit Schriftfarbe, Unterstrichen usw.

 

Namen für Felder vergeben

Menüleiste Einfügen Name

Hier können für einzelne Felder und Bereiche Namen vergeben werden. Diese können anschließend in den Formeln verwendet werden.

 

Der Detektiv

Extras Detektiv

Der Detektiv dient dazu, Abhängigkeiten und Fehler in einer Tabelle darzustellen. Diese werden durch Pfeile sichtbar gemacht. Er zeigt Vorgänger- und Nachfolgerformeln an.

 

Kommentare

Sie können den Zellen Anmerkungen hinzufügen, indem Sie Kommentare verwenden. Zellen mit Kommentar werden durch ein rotes Dreieck gekennzeichnet.

Einfügen Kommentar oder rechte Maustaste

Im Feld den Kommentartext eingeben.

 

Arbeitsblatt schützen

Die Arbeitsmappe schützen und bestimmte Bereiche zur Dateneingabe freigeben.

Standardmäßig sind alle Zellen des Arbeitsblattes geschützt. Die zu bearbeitenden Felder müssen ausgewählt und freigeben werden

Felder oder Bereich markieren, anschließend

Format Zellen Register Schutz Optionskästchen "Gesperrt" deaktivieren anschließend

Extras Schutz /Blatt Dialogfenster Blatt schützen erscheint.

Festlegen was geschützt werden soll, mit oder ohne Passwort.

Schutz aufheben Extras Blattschutz aufheben

 

Grafische Aufbereitung der Zahlenwerte unter Excel

Daten in Diagramme umsetzen

Diagramme widerspiegeln Zahlen aus Bereichen eines Arbeitsblattes. Eingebettete Diagramme sind in Excel mit den Quelldaten des Arbeitsblatts, aus dem sie stammen, verknüpft und werden auf den neusten Stand gebracht, wenn sich die Ursprungsdaten ändern.

 

Diagrammtypen

Excel 97 bietet unterschiedliche Diagrammarten, die in vielen Darstellungsformen (Formaten) ausgegeben werden können. Eine Übersicht möglicher Diagrammtypen erhält man mit einem Klick auf das Symbol DIAGRAMMTYPEN auf der Symbolleiste DIAGRAMM.

Möglich sind folgende Diagrammtypen:

 

Das Anlegen von Diagrammen

Diagramme werden in Excel 97 auf zwei Arten organisiert:

Ein eingebettetes Diagramm kann neben den Tabellendaten oder aber auch in einem anderen Blatt angeordnet werden.

Erfordert es die Mappenorganisation oder will man Übersicht erlangen, kann ein Diagramm auch auf einem gesonderten Blatt in der Arbeitsmappe gespeichert werden (Diagrammblatt).

 

Um ein Diagramm anzulegen, markiert man die Daten, die in dem Diagramm umgesetzt werden sollen. In die Markierung schließt man die Namen der Rubriken und Reihen (Spaltenüberschriften, Zeilenbeschriftungen) mit ein. Nun drückt man die Taste F11. Ein einfaches Säulendiagramm wird nun auf einem separaten Diagrammblatt erzeugt. Um dieses Diagramm zu ändern, klickt man auf das Symbol für den Diagrammassistenten in der Symbolleiste (siehe Grafik). Mit Hilfe des Diagrammassistenten lassen sich nun der Diagrammtyp ändern, Achsen beschriften, Segmente benennen und Legenden einfügen. Will man ein Diagramm aber direkt neben den Daten in ein Arbeitsblatt einfügen, so startet man nach dem Markieren der Daten direkt den Diagrammassistenten, ohne zuvor die Taste F11 zu drücken.

 

 

Eingabe- und Fehlermeldungen

(aus Hilfe, wegen der Bequemlichkeit)
  1. Anzeigen einer Eingabemeldung, wenn eine Zelle ausgewählt wird
  2. Markieren Sie die Zellen, für die Sie eine Meldung anzeigen möchten.
  3. Klicken Sie im Menü Daten auf Gültigkeit und dann auf die Registerkarte Eingabemeldung.
  4. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Eingabemeldung anzeigen wenn Zelle ausgewählt wird aktiviert ist.
  5. Um einen fettgedruckten Titel in der Meldung anzuzeigen, geben Sie im Feld Titel den Text ein.
  6. Geben Sie im Feld Eingabemeldung den Text der Meldung ein, der maximal 255 Zeichen umfassen darf. Drücken Sie die EINGABETASTE, um in der Meldung eine neue Zeile zu beginnen.
  7. Damit die Meldung angezeigt wird, müssen Sie im Feld Eingabemeldung Text eingeben.

 

Anzeigen einer Meldung, wenn in einer Zelle ungültige Daten eingegeben werden

  1. Markieren Sie die Zellen, für die Sie eine Meldung anzeigen möchten.
  2. Klicken Sie im Menü Daten auf Gültigkeit und dann auf die Registerkarte Einstellungen.
  3. Legen Sie die Gültigkeitseinschränkungen fest, für die die Meldung angezeigt werden soll.
  4. Klicken Sie auf die Registerkarte Fehlermeldung.
  5. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Fehlermeldung anzeigen, wenn ungültige Daten eingegeben wurden aktiviert ist.
  6. Legen Sie im Feld Formatvorlage die Meldungsart fest.
  7. Um eine Informationsmeldung anzuzeigen, die über die Schaltflächen OK und Abbrechen verfügt, wobei OK die voreingestellte Schaltfläche ist, klicken Sie auf Information.
  8. Um eine Warnmeldung anzuzeigen, die den Text "Fortfahren?", gefolgt von den Schaltflächen Ja, Nein und Abbrechen enthält, wobei Nein die voreingestellte Schaltfläche ist, klicken Sie auf Warnung.
  9. Bei beiden Meldungsarten werden nach dem Klicken auf die Schaltflächen OK und Ja die ungültigen Daten in die Zelle eingegeben. Durch Klicken auf die Schaltfläche Nein erfolgt eine Rückkehr zu der Zelle, um diese weiter zu bearbeiten. Die Schaltfläche Abbrechen stellt den vorherigen Wert in der Zelle wieder her.
  10. Um eine Stoppmeldung mit Schaltflächen Wiederholen und Abbrechen anzuzeigen, bei der Wiederholen die Standardschaltfläche ist, klicken Sie auf Stopp.
  11. Wenn in der Titelleiste der Meldung oder in der Sprechblase des Office-Assistenten, sofern dieser angezeigt wird, ein Titel angezeigt werden soll, geben Sie den Text im Feld Titel ein. Wenn Sie das Feld Titel leer lassen, wird die Standardeinstellung Microsoft Excel verwendet.
  12. Wenn Sie einen eigenen Text als Meldung anzeigen möchten, geben Sie im Feld Fehlermeldung den Text ein, der maximal 255 Zeichen umfassen darf. Drücken Sie die EINGABETASTE, um in der Meldung eine neue Zeile zu beginnen. Wenn Sie keinen Text im Feld Fehlermeldung eingeben, zeigt die Meldung den folgenden Text an: "Der eingegebene Wert ist ungültig. Ein anderer Benutzer hat die Werte begrenzt, die in diese Zelle eingegeben werden können.".

 

Verhindern der Eingabe von ungültigen Daten in eine Zelle

  1. Markieren Sie die Zellen, für die Sie eine Meldung anzeigen und für die Sie die Eingabe von ungültigen Einträgen verhindern möchten.
  2. Klicken Sie im Menü Daten auf Gültigkeit und dann auf die Registerkarte Einstellungen.
  3. Legen Sie die Gültigkeitseinschränkungen fest, für die die Meldung angezeigt werden soll.
  4. Klicken Sie auf die Registerkarte Fehlermeldung.
  5. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Fehlermeldung anzeigen, wenn ungültige Daten eingegeben wurden aktiviert ist.
  6. Klicken Sie im Feld Formatvorlage auf Stopp. Die entsprechende Meldung verfügt über die Schaltfläche Wiederholen, die die Rückkehr zu der Zelle zum weiteren Bearbeiten auslöst, sowie über die Schaltfläche Abbrechen, die den vorherigen Wert in der Zelle wiederherstellt.
  7. Wenn in der Titelleiste der Meldung oder in der Sprechblase des Office-Assistenten, sofern dieser angezeigt wird, ein Titel angezeigt werden soll, geben Sie den Text im Feld Titel ein. Wenn Sie das Feld Titel leer lassen, lautet der Titel standardmäßig Microsoft Excel.
  8. Wenn Sie einen eigenen Text als Meldung anzeigen möchten, geben Sie im Feld Fehlermeldung den Text ein, der maximal 255 Zeichen umfassen darf. Drücken Sie die EINGABETASTE, um in der Meldung eine neue Zeile zu beginnen. Wenn Sie keinen Text im Feld Fehlermeldung eingeben, zeigt die Meldung den folgenden Text an: "Der eingegebene Wert ist ungültig. Ein anderer Benutzer hat die Werte begrenzt, die in diese Zelle eingegeben werden können."

Anmerkung

Microsoft Excel zeigt die Meldung nur dann an, wenn ein Benutzer Daten in die Zelle eingibt. Ungültige Daten, die durch die Berechnung von Formeln oder über ein Makro in eine Zelle eingegeben werden sowie Daten, die kopiert oder ausgefüllt wurden, führen nicht zur Anzeige der Fehlermeldung.

 

Download Zip-Datei: Word Dokument, ein paar Beispiele

 

Quellen:
Inbit, Paderborn
Microsoft Hilfe


© Petra Budde creative IT work